“Cuándo se presenta la renuncia de representante legal de la sociedad, siendo socio de la misma, pero no se designa su reemplazo, quien es el responsable de:
• Presentar los estados financieros.
• Presentar las declaraciones de renta.
• Citar a Asamblea ordinaria y/o extraordinaria.”
En primer lugar, es preciso recordar las siguientes disposiciones de la Ley 1258 de 2008 (Se encuentran transcritas en el oficio):
Artículo 5. Contenido del documento de constitución (numeral 7).
Artículo 7. Organización de la sociedad.
Artículo 26. Representación legal.
“(…)”
Partiendo de esta base, se tiene que en los estatutos de las Sociedades por Acciones Simplificadas se podrá definir todo lo concerniente a su organización y su administración y, por lo tanto, para efectos de su consulta, deberá remitirse en primera medida a lo que se haya estipulado en los estatutos de la sociedad respecto de la representación legal, sus funciones y el procedimiento interno de elección de nuevo representante legal cuando exista renuncia, remoción, incapacidad permanente, muerte, finalización del término estipulado o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo.
Ahora bien, en relación con la renuncia del representante legal se debe tener en cuenta que la Ley 1258 de 2008 no previó norma especial al respecto, por tanto, en virtud de lo establecido en el artículo 452 de la referida ley, deberemos remitirnos a las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, a las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio.
De acuerdo con lo anterior, es preciso traer a colación el artículo 442 del Código de Comercio, el cual señala:
“Art. 442- Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.”
(Respecto de la norma citada, la Corte Constitucional se pronunció en la Sentencia C-621 del 2003. Las partes pertinentes se encuentran trascritas en el presente Oficio).
Con base en lo señalado por la Corte Constitucional, tenemos que, a partir del momento de la renuncia del representante legal de la sociedad, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días. Durante este lapso, la persona que viene desempeñando la representación legal continuará ejerciéndola con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él.
En concordancia con lo anterior, se debe destacar que: “Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la cámara de comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle.”
A su vez, en caso de que transcurra el término indicado anteriormente sin que el órgano competente realice el correspondiente nombramiento, el suplente del representante legal, si lo hubiere, ejercerá las funciones. Por su parte, si la sociedad no cuenta con representante legal suplente, el revisor fiscal, si lo hubiere, podrá convocar al máximo órgano social para que designe al nuevo representante legal, toda vez que una de las funciones de dicho órgano, consagrada en el artículo 207 del Código de Comercio, es la de “8) Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario”.
También se debe poner de presente que conforme a lo dispuesto por el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, si la sociedad no estuviera sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera y cuando registre activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, uno o más accionas representantes de no menos del diez por ciento del capital social, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la convocatoria de la Asamblea de Accionistas, cuando quiera que éstas no se hayan reunido en las oportunidades previstas en los estatutos o en la ley.
Respecto de sociedades vigiladas por esta Superintendencia, puede solicitar la convocatoria cualquier interesado. Según lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 2.2.2.1.1.6. del Decreto 1074 de 2015, se entiende por interesados los socios o accionistas, los acreedores sociales y las otras autoridades públicas que actúen en ejercicio de sus competencias legales.
Esta medida procederá i) cuando la asamblea no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; ii) cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea; iii) por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas.
